למרות שהחתימה הדיגיטלית מצויה עימנו מזה זמן, עבור אנשים רבים (ובהם בעלי עסקים) מדובר בפיתוח חדש שיתרונותיו עדיין לא ברורים לחלוטין. בשורות הבאות יוסבר לגבי מהותה של החתימה הדיגיטלי, יתרונותיה בעידן הדיגיטלי ומספר סוגיות אבטחה.
אז מהי בעצם חתימה דיגיטלית
המונח חתימה דיגיטלית מתייחס למסמכים מקוונים, כלומר לא מודפסים על גבי נייר, שניתן לשלוח אותם בקישור לנייד או למייל של הנמען. את המסמכים האלו אין צורך להדפיס בשביל למלא ולחתום, וכל המילוי של השדות וגם החתימה האישית מבוצעת ללא נייר בכלל. למעשה, הטפסים זהים לחלוטין לטופס המקורי שהיה פעם על נייר או בקובץ ממוחשב, כאשר ניתן גם להכין טפסים חדשים, לבצע שינויים בטפסים קיימים וכדומה. בתוך כך, כאשר הקובץ נשלח לנמען, המערכת מנחה אותו שלב אחרי שלב למילוי נכון, כולל להוספת אישורים נלווים (אפשר גם בצילום מהנייד), ועד לחתימה עם העכבר או האצבע על מסך המגע. לאחר מכן, המסמך החתום חזור אוטומטית אל המוען ונכנס לתיק שפתח אצלו עבור הנמען מבעוד מועד.
ומה היתרונות של החתימה הדיגיטלית
יש המון יתרונות לחתימה דיגיטלית, ולא את כולם נוכל לסקור במאמר זה. על קצה המזלג, המסמכים המקוונים הופכים את כל ההתעסקות הבירוקרטית להרבה יותר מהירה ופשוטה, מי שמשתמש בהם חוסך לעצמו הוצאות על ניירת והוצאות משרדיות אחרות, הם הופכים את החתימה לנגישה וזמינה מכל מקום ובכל זמן, הם תורמים לאיכות הסביבה ולתדמית ירוקה ומתקדמת, הם מאפשרים ביצוע פעולות מורכבות יותר כמו ניהול סבבי חתימות אונליין, הם מאפשרים משלוח אוטומטי של טפסים במועדים רצויים, מאפשרים קבלת התראות, מקטינים למינימום טעויות אנוש, מגבירים את הסדר והארגון, ועוד הרשימה ארוכה.
רק למען הדוגמא, בעולם המשפט כבר נוהגים להשתמש בחתימות דיגיטליות לצורך ביצוע תצהירים ואימותי חתימות מרחוק, בהתאם לכללי לשכת עורכי הדין. מאידך, מתווכי נדל"ן משתמשים בחתימות דיגיטליות מול לקוחות להסכמי בלעדיות בשטח, רואי חשבון מחתימים לקוחות על טפסי קבלת שירות, חברות ביטוח מחתימות על מגוון טפסים, וכן הלאה.
כמה מילים לסיום על אבטחה
כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית מתכוונים גם לקובץ מוצפן, שנוסף אוטומטית לכל טופס חתום, בלי מגע יד אדם. מטרתו של הצופן היא להבטיח ככל הניתן שהאדם החותם על המסמך הוא אכן מי שהוא מתיימר להיות, ושהקובץ לא ישונה על ידי צד שלישי לאחר שנחתם. מלבד זאת, ההתנהלות עם החתימה הדיגיטלית מבחינת אבטחה ונהלים שונים, משתנה בהתאם לדרישות של מס הכנסה, לשכת עורכי הדין וכדומה.
