הפקת אירוע עסקי מוצלח מתחילה בתכנון קפדני, יש להגדיר את מטרת האירוע, לקבוע תקציב, לבחור מקום ראוי, לשלוח הזמנות וכמובן לספק חוויה קולינרית ייחודית ומרגשת למשתתפים. ישנם אירועים עסקיים מסוגים שונים ולמטרות שונות, לדוגמה אירועי השקת מוצר, יום כיף לצוות העובדים, מסיבת סוף שנה, תערוכה חשובה, כנס מקצועי, יום עיון וכדומה. לכן, השלב הראשון וההכרחי להפקת אירוע עסקי מוצלח מתחילה בהגדרת מטרות האירוע ובהכנת רשימת מוזמנים.
שלבים להפקת אירוע עסקי מוצלח ובלתי נשכח
כאמור, השלב הראשון להפקת אירוע עסקי מוצלח מתחילה בהגדרת מטרותיו, לאחר מכן יש להכין רשימת מוזמנים ולקבוע מסגרת תקציב. כדי להפיק אירוע מושלם אפשר לפנות לאנשי מקצוע מנוסים בתחום ההפקות, חברה מקצועית בתחום הפקת אירועים מגבשת קונספט מרכזי לאחר אפיון מטרות האירוע והבנת דרישות וצרכי הלקוח.
יש הבדל משמעותי בין הפקת אירוע עסקי לצרכי קידום מכירות או חשיפת מוצר לבין אירוע המוקדש לצוות עובדי הארגון, למשל יום כיף או יום גיבוש. לאחר הגדרת מטרות יש להחליט על מקום מתאים, בהתאם למזג האוויר, כמות המוזמנים, ציוד טכני נדרש ופרמטרים נוספים. את האירוע העסקי ניתן להפיק במגוון מקומות ראויים כמו גני אירועים המציעים אווירה טבעית ואירועים תחת כיפת השמיים, אולמות אירועים ממוזגים עם חניה, ציוד טכני ואווירה יוקרתית, לופטים מיוחדים, מסעדות, בחיק הטבע ועוד.
מגז אוויר וחניה
כדי להפיק אירוע עסקי מוצלח יש להתחשב במזג האוויר, בקיץ עשוי להיות חם מדי לאירוע בחוץ בשעת צהריים, לכן יש לשקול היטב היכן לקיים את האירוע. בהתאם לכמות המוזמנים קל יותר לקבל החלטה היכן להפיק את האירוע העסקי, חשוב לבדוק האם קל להגיע למקום, מהם עומסי התנועה בדרך, והאם יש חניה בשפע כדי לאפשר למוזמנים להחנות קרוב למקום האירוע ולא להגיע מותשים לאחר חיפוש חניה.
התייחסת לפרטים קטנים וגדולים כאחד
כדי להפיק אירוע מושלם ומנצח יש להתייחס בכובד ראש לכל הפרטים הקטנים והגדולים כאחד. לכן, נהוג להיעזר בחברת הפקות מקצועית ומנוסה המתמחה בהפקת אירועים עסקיים למטרות שונות. לעתים, אפשר לחסוך עלויות ולהטיל על מספר אנשי צוות מעובדי הארגון להפיק את האירוע בהתאם למטרות המוגדרות מראש.
הצלחת האירוע העסקי תלויה גם באיכות המזון ובעיקר בחוויה הקולינרית למשתתפים, לאירועים קטנים ואינטימיים ניתן להזמין מגשי אירוח מעוצבים עם מנות טעימות וטריות. לאירועים חשובים וגדולים יותר אין לוותר על קייטרינג עסקי המציע תפריט עשיר ומגוון והתאמת המנות לסוג האירוע, מטרתו, מאפייני המשתפים, שעה, מיקום ומזג אוויר.
כמו כן, מומלץ לחפש אטרקציה מרכזית לאירוע כדי ליצוק בו תוכן מעניין, אפשר להזמין מופעים שונים כמו סטנד-אפ, הרצאה, אומן חושים, זמר או להקה וכיוצא בזה. בנוסף, חשוב לדאוג לציוד טכני הנדרש להפקת אירוע מוצלח, לרבות מערכות הגברה ותאורה, ויש לדאוג לעיצוב מרהיב של המקום כדי לספק אווירה מתאימה למשתתפים באירוע.
תמונה באדיבות: .pexels מאגר חינמי של תמונות
