פתיחה של עסק חדש בהחלט מהווה אירוע מרגש ובו שאיפתנו להביא למימוש מטרות העסק בצורה אופטימלית. חלק מהיכולת להביא למימוש אותן מטרות, עוברת דרך שימוש יעיל במערכות האמורות להטיב ולהפוך את העבודה בעסק לקלה ויעילה יותר.
בהתאם לסוג העסק ניתן לאפיין כיום אלו מערכות יש וחשוב שנעשה בהן שימוש. חלק מאותן מערכות מאפשרות שימוש נכון ונבון של נהלי עבודה אותם אנו מאגדים בעסק ואחרות מתאפשרות על ידי קיומן של מערכות טכנולוגיות וממוחשבות שיש וחשוב שנכיר.
בעסקים רבים ניתן יהיה להניח שנזדקק למערכות המהוות בסיס כמעט בכל עסק. בין אם מדובר במערכת נוכחות אשר תאפשר מעקב צמוד של כלל העובדים בעסק, ולבטח שימוש בקופה רושמת בעסקים בהם מכירת הסחורה נעשית באופן פרונטלי מול הלקוח המגיע פיזית לעסק.
מערכות נוכחות לעסק
כל עסק בישראל המעסיק במסגרתו צוות של עובדים, מחויב לערוך רישום מדויק וזמין של שעון נוכחות כלל העובדים, וזאת במסגרת תקנה מספר 24 בחוק הגנת השכר.
מערכות של שעון הנוכחות בעסקים ומקומות עבודה רבים, מאפשרות לאמוד במדויק אודות נוכחותם של העובדים בעבודה. מערכות אלו, באות לשמור על מקום העבודה עצמו כשלא מתאפשר לדעת במדויק כמה שעות בחודש עבד כל עובד, ובכך לאפשר לו לקבל את משכרותו במלואה ומנגד לאפשר לעובדים עצמם להבין שכל שעה בה נכחו בעסק מתועדת ותאפשר להם לקבל את משכורתם במדויק.
בתי עסק רבים בוחרים בסוג שעון הנוכחות שנכון עבורם בהתאם לאופי העסק, מספר העובדים ומשתנים נוספים אותם לוקחים בחשבון.
המגוון הרחב של מערכות הנוכחות כוללות מערכות המזהות את העובדים באמצעות שימוש בכרטיס אישי של כל עובד. שיטה שהפכה עם הזמן לבעייתית נוכח מקרי רמאויות של עובדים אשר יכולים לדאוג להעברת כרטיס העבודה שלהם על ידי חבריהם כשהם טרם הגיעו לעבודה או שכבר יצאו ממנה. מעבר לכך קורה לא פעם שעובדים מאבדים את הכרטיס ויש להנפיק להם חדש או שיש ובכרטיס חל בלאי עקב אותו שימוש יומיומי.
כנגד מערכת נוכחות באמצעות כרטיס, קיימות מערכות מתוחכמות יותר – מערכות ביומטריות המאפשרות לסמן כניסתו ויציאתו של העובד את העסק או מקום העבודה באמצעות הנחת האצבע שלו על המערכת או באמצעות סקירת רשתית העין שלו. מדובר במערכות יקרות יותר אך יש בהן למנוע לחלוטין את האפשרות לרמאויות של עובדים כפי שהדבר ניכר במערכות הנוכחות שלכרטיסי עובדים.
קופה רושמת
לקופה הרושמת תפקיד מאוד מרכזי ביכולת לאפשר לעסק לאמוד בצורה מדויקת את הכנסותיו, לשמור ולאגד את הכסף המזומן בצורה מסודרת, להנפיק דו"חות חשובים עבור העסק ורשויות החוק ולאפשר בעצם לעסק להתנהל באופן מסודר, חוקי ונהיר אודות תזרים המזומנים שלו.
עסקים רבים היום עושים שימוש במערכות של קופה רושמת המתבססות על תוכנות חכמות היודעות לנפק מידע ודו"חות שיש בהן להבין לעומק מאפיינים הנוגעים לנושא הכספים בעסק. מערכות אלו הפכו עבור עסקים ומשרדים רבים למוצר חובה של ממש ויעילותן מחזירה את ההשקעה ברכישתן.
