הפעולות היומיומיות שמתבצעות בבתי עסקים עשויות להוביל להצלחה או כישלון. ניהול עסקי מצריך בדרך כלל עבודה רבה מצד כל מי שנמצא בתפקיד ניהולי או אדמיניסטרטיבי, ובעוד שהמטרה של אנשי הצוות היא לוודא שההתנהלות תתבצע היטב, יש היבטים רבים שאחראים לתפקוד השוטף והתקין.
אחד ההיבטים החיוניים לניהול עסקים הוא ארגון הזמן. כלומר, לא שעות הפעילות, אלא ניהול זמן העובדים. מאמר זה מציג את החלופה המתקדמת מבחינה טכנולוגית למערכות ניהול זמן מיושנות, שמנהלי ארגונים מנצלים היום. על ידי הטמעת מערכת שעון נוכחות בבית העסק, היתרונות לחברה הם משמעותיים ותורמים להצלחה העסקית.
ניהול זמן העובדים
שכר העובדים מבוסס על תדרים שונים, ומנהלים רבים נוטים לשלם לעובדים על סמך ביצועיהם ומספר שעות עבודתם. ככל שהעובדים נמצאים בעבודה יותר שעות ומבצעים את עבודתם, כך הם מקבלים שכר גבוה יותר, במיוחד אם השכר מוקצה לפי שעה.
ניהול זמן עובדים מתייחס ברוב המקרים להטמעת שעון נוכחות שניתן להזין אותן באופן ידני או להשלים עם פלטפורמה אוטומטית, ומכשיר זה מסייע במעקב אחר הזמן שכל עובד נמצא בעבודה. כדי לנהל היטב את זמן העובדים, מנהלים צריכים גם להיות בשליטה על אופן השהייה של כל אחד מאנשי הצוות בארגון.
היתרונות נוגעים גם ללקוחות
לאחר שהוקצה לכל עובד אזור ייעודי של עבודה שהוא נדרש לכסות, כמו גם תחומי אחריות, חשוב שהעובדים יהיו מודעים לציפיות מהם, כולל מתי הם צריכים להגיע לעבודה ומתי הם יכולים לעזוב.
גם הלקוחות נהנים מהטמעת שעון נוכחות בארגון, שכן אין צורך לדאוג שהשירות שהם צריכים לקבל יתעכב או שהעבודה לא תתבצע בשל היעדרות ללא פיקוח של ההנהלה ומציאת פתרונות חלופיים הולמים.
מערכות אלו מסייעות היטב לשיפור יעילות המעקב אחר הזמן שהעובדים נמצאים במקום העבודה, ויכולות לספק לא רק סקירה מדויקת של נתונים, אלא עשויות לשמש גם ככלי לעמידה טובה יותר בחוקי העבודה.
היתרונות החשובים של הטמעת שעון נוכחות בארגונים
עכשיו בואו ניקח בחשבון כמה מהיתרונות החשובים ביותר שבעלי עסקים צריכים לקחת בחשבון בבואם לבדוק אם שעון נוכחות עשוי להתאים או לא להתאים לארגון שלהם.
נתונים בזמן אמת
מערכת הדיווח האוטומטית שמגיעה עם תוכנת השעון, מספקת נתונים בזמן אמת למעסיקים. בכל פעם שיש צורך ביצירת דוחות, נתונים עדכניים יהיו זמינים.
דוחות בהתאמה אישית
ניתן להתאים דוחות להעדפות הפרטניות של המעסיק, או לעמוד בדרישות מסוימות. כך, לדוגמה, המעסיק עשוי לבחור לערוך דוח מותאם אישית שמציג רק את הזמנים שנרשמו שנוגעים לעבודת עובד אחד.
לחילופין, המעסיק יכול לבחור לחלץ רשימה של עובדים שאינם עובדים מספיק שעות, או עובדים שיש להם יותר מדי שעות בשבוע או בחודש.
הנתונים מדויקים
כשמערכת אוטומטית לאיסוף נתונים מיושמת לצד פלטפורמת שעון נוכחות, העובד מרוויח יתרון נוסף בידיעה שכל הנתונים מדויקים במהלך יצירת הדוח.
