המשרד מהווה את מרכז העצבים של העסק. אליו מתנקזת מרבית הפעילות. בו מבצעים עבודות משרדיות מגוונות. ממנו נשלחים מכתבים, דוא"לים, הוראות, הנחיות ועוד. במשרד יושבת ההנהלה  הבכירה הכוללת מנכ"ל, מנהלי מחלקות, מנהלים זוטרים, פקידים ופקידות ועוד. במשרדים גדולים יש מחלקות משאבי אנוש, שכר, פיננסיים, מכירות ועוד. הם ממוקמים ביחידות משרדים רבות. כל העובדים נעזרים בציוד משרדי מגוון האמור לשרת אותם בעת ביצוע הפעילות המשרדית הנחוצה. משרד מעוצב היטב כולל בתוכו שטחי אחסון לכל הציוד הנ"ל אבל גם כאשר העיצוב קרוב למושלם עלול להצטבר ציוד מיותר אשר יפריע לפעילות ולא יתרום לה.

להלן טיפים לצמצום בציוד משרדי

1. רכישת ציוד מתכלה על פי תכנון – אין צורך למלא את הארונות בציוד מתכלה כמו ניירות להדפסה, דיו איכותי למדפסת, סיכות לשדכנים, מחברות, מעטפות, דבקים וכדומה. הם סתם תופסים מקום מיותר. אלו מוצרים שניתן לרכוש אותם במיידית ואפילו להזמין משלוח למשרד שיגיע באותו יום. יש להצטייד בכמות מספיקה המתאימה לרמת הפעילות ולתדירות השימוש בהם. מומלץ לבצע הזמנה זמן מה לפני שפריט כזה או אחר עומד לאזול.
2. רכישת ציוד לפי צורך – בכל משרד יש צורך בשדכנים, מספריים, מהדקים, כלי כתיבה ועוד. יש לרכוש כמות מעטה מכל פריט ולכל היותר שניים. במקרים מסוימים עוד אחד. רצוי לרכוש במידות שונות (לדוגמא: מספריים ושדכנים בגדלים שונים) כדי לאפשר גמישות בשימוש. גם אלו הינם פריטים שקל להזמין ולקבל במהירות. ריבוי מהם יכול ליצור עומס במגירות על השולחנות ולפגוע בעבודה השוטפת.
3. רכישת קלסרים בכמות נדרשת – קלסרים גדולים הם בעלי נפח ואף צוברים אבק. גם כאן יש לרכוש בכמות הנכונה ולחדש מלאי כל אימת שנדרש. רצוי לרכוש קלסרים במידות עובי ונפח שונים המותאמים לצרכים שונים.
4. בחירת מיכון משרדי מתאים – בכל משרד יש צורך במדפסות, מכונות צילום, סורקי מסמכים, מחשבים וכדומה. כל אלו הם מכשירים תופסי נפח ויש צורך לתכנן היטב רכישתם. פתרון אולטימטיבי הוא מדפסת משולבת הכוללת גם מכונת צילום וסורק. ניתן למצוא מבחר רב של מדפסות משולבות השונות ביניהם במפרט, בגודל, בתפוקת העבודה שהם מבצעות ובטכנולוגיה הקיימת בהן. יש מדפסות בטכנולוגיית לייזר ויש בטכנולוגיית הזרקת דיו שהיא גם הנפוצה יותר. מדפסת משולבת יעילה מאוד, איכותית ותופסת מעט מקום יחסית. ניתן להעמידה על שולחן הפקידה או על שידה קרובה אליו. במשרדים בהם העבודה הינה דינאמית ומאופיינת בצילומים והדפסות רבים מהמקובל ניתן לחשוב על מכשירים נפרדים. למשל, במזכירות בית ספר בה כמות הצילומים והשכפולים רבה יהיה צורך במכונת צילום גדולה נפרדת. כאשר רוכשים מדפסת צריך להקפיד לרכוש גם ראש דיו למדפסת המתאים לדגם שלה. כך לגבי דיו שחור, או צבעוני. ניתן לרכוש מקורי או תחליף.
5. בחירת מכשור אלחוטי – ניתן להשתמש כיום במכשור אלחוטי ולמנוע פריסת כבלים התופסים מקום. כך ניתן לרכוש מדפסת, מחשב נייד, מקלדת, עכבר, מסך ועוד. מדפסת, למשל, ניתן להעמיד גם בחדר סמוך.
6. תכנון ועיצוב – נכון שאין קשר ישיר לצמצום ברכישת ציוד. אבל ארונות בנישות, מדפים לגובה וכדומה ינצלו שטח, יוסיפו מקומות אחסון יתרמו רבות לעיצוב הכללי של המשרד. הדבר חשוב במיוחד במשרדים בעלי שטח קטן.

מומלץ לרכוש ציוד משרדי אצל משווקים בעלי מוניטין אשר ברשותם אתרים בהם ניתן לגלוש ולבצע רכישות און ליין. אתרים המוכרים מדפסות ודיו למדפסות, למשל, ניתן לראות היצע גדול מאוד במחירים מעולים. בנוסף, ניתן למצוא מבצעי מכירות ובכך להוזיל עוד יותר את הרכישה.

צילום: pixabay