קיימות שתי שיטות הדפסה לשימוש משרדי. האחת באמצעות מדפסת לייזר באמצעות טיונר והשנייה בשיטת הזרקת דיו. השיטה השנייה נפוצה יותר, בין היתר, בגלל שהיא זולה משמעותית. משרדים רבים רוכשים מדפסת משולבת פקס ומכונת צילום ובאמצעותה מבצעים שלל פעולות כגון: צילום מסמכים, קבלת והוצאת פקס, וכמובן, הדפסת מכתבים, מסמכים וכיוצא בזה. בתוך המכשיר יש מגש הזנה בו מניחים את הנייר הריק. המדפסת מקבלת פקודת הדפסה מהמחשב והדף נשאב לתוכה. הוא עובר דרך ראש דיו המזריק את החומר לדף.
פעולת ההזרקה מהירה מאוד ומתבצעת דרך נקבים זעירים מאוד. במקביל נשאב הדיו המיותר על מנת לא להכתים את הדף, כך, שהוא יוצא ממגש אחר עם הדפסה ברורה ונקייה. כאשר הדיו מתמעט אזי תופיע הודעה מתאימה במדפסת וזה הזמן להחליף ראש דיו למדפסת. אם ההחלפה מתעכבת אזי ההדפסות הבאות תהיינה חלשות ולא ברורות עד להיעלמותן. הדיו הנפוץ ביותר הוא, כמובן, השחור, ויש צבעים נוספים דוגמת כחול, צהוב אדום וכדומה. הצבעים האחרים משמשים, לרוב, להדגשה, סימון, עיטור וכיוצא בזה.
ראש הדיו מותאם בצורה מושלמת לדגם המדפסת. היצרניות מייצרות כאלו מסוגים שונים ויש לבחור בדיוק את זה המתאים. יש תחליפים שאינם מקוריים שניתן לרכוש. הם איכותיים וזולים מהמקוריים. ההחלפה פשוטה מאוד. יש לשלוף את הקודם מהמגרעת בו הוא ממוקם ולנעוץ במקומו את החדש. בכל מדפסת יש הוראות החלפה במקום המיועד. מומלץ למשרדים פעילים במיוחד להחזיק מלאי של ראשי דיו. כאשר הם סגורים הרמטית אזי אורך חייהם הוא רב.
מומלץ לרכוש מדפסת איכותית המיוצרת על ידי יצרן בינלאומי בעל מוניטין. במקרה כזה, תמיד ניתן יהיה למצוא דיו למדפסת של הדגם הנמכר. החברות מייצרות מעת לעת דגמי מדפסות חדשים אבל מקפידות לשווק ראשי דיו של דגמים ישנים שייצורם הופסק. בחירת מדפסת נעשית על פי שיקולים של איכות, מהירות עבודה וצורך. החברות ממליצות לבצע הדפסה אחת לשבועיים במדפסות אשר פעולתן אינה רבה. הסיבה לכך היא מניעת מצב אפשרי של התייבשות הדיו בצינורות ההזרקה. זוהי פעולה שעשויה לסייע למנוע השבתת המדפסת.
צילום: pixabay
